Ufficio Segreteria Sindaco/Gestione Eventi

La segreteria del Sindaco assolve tutti i compiti di assistenza al Sindaco, offrendo un supporto quotidiano commisurato alle esigenze dello stesso.

Le attività principali della segreteria riguardano le seguenti funzioni:

• gestione appuntamenti del Sindaco, dall'agenda degli impegni al ricevimento del pubblico;
• protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita;
• gestione di eventi istituzionali con particolare riferimento a 25 Aprile, 2 Giugno, 4 Novembre, Festa dei 18enni. L'ufficio viene anche coinvolto nelle altre  attività di organizzazione eventi (acquisto targhe, invio inviti, ecc.);
• gestione attività di rapporto con la cittadinanza tra cui invio mensile lettera augurale ai 18enni.
• espletamento pratiche per concessione patrocini, ad avvenuta autorizzazione dell'evento da parte del settore competente;
• gestione utilizzo delle Sale Municipali: Giunta e Consiglio;
• gestione servizio Alert System
• provvede alla convocazione e partecipa alle Assemblee dei Sindaci e Tavoli Tecnici del Plis Media Valle del Lambro per la relativa verbalizzazione;

• gestione appuntamenti del Vicesindaco Assessore alle Politiche Sociali Educative ed Istituzionali, Assessore alla Qualità della Vita, Assessore alle Politiche Finanziarie, per ricevimento pubblico di tutte le relative tematiche ;

• supporto al Segretario Generale attraverso la predisposizione di atti amministrativi necessari allo svolgimento delle proprie funzioni (obiettivi e valutazione Dirigenti, Accesso Civico, ecc.), in particolare provvede all'invio mensile dell'elenco dei rapporti e delle relative ordinanze di sospensione riguardanti opere o lottizzazioni realizzate abusivamente.

Modulistica:
• richiesta concessione contributo/patrocinio
• richiesta utilizzo sala giunta e/o consiglio

Ufficio Gestione Eventi
L'ufficio gestione eventi svolge il ruolo di punto di riferimento e coordinamento per i diversi enti, associazioni e privati che intendono organizzare manifestazioni in città, provvedendo alla raccolta delle istanze ed occupandosi direttamente dell'inoltro delle richieste ai diversi settori comunali ed assessorati competenti, in modo da snellire e velocizzare i relativi iter burocratici.

Altro compito dell'Ufficio, composto da personale interno all'Amministrazione, è il coordinamento degli eventi per evitare sovrapposizioni e redigere un calendario cittadino dedicato alle iniziative e costantemente aggiornato, da comunicare puntualmente con ogni mezzo a disposizione dell'ente per informare la più ampia platea possibile.